Kadromierz jest zaawansowanym systemem, który pomaga uporać się z wieloma problemami na które możesz się natknąć przy zarządzaniu Twoją kadrą.
Jedną z najbardziej przydatnych funkcjonalności dostępnych w naszym systemie jest moduł walidacji zgodności układanego grafiku pracy z Kodeksem Pracy.
Poniższy artykuł ze szczegółami objaśni Ci na co zwracać uwagę przy układaniu siatki godzin pracy Twojego zespołu oraz w jaki sposób Kadromierz pomoże Ci w tym procesie.
Jakie reguły Kodeksu Pracy są weryfikowane w Kadromierzu?
Kadromierz oferuje narzędzie sprawdzania zgodności układanego grafiku pracy z kodeksem pracy. Dowiedz się jakie błędy wskaże Ci nasz system, gdy takie wystąpią.
1. Pracownik przekroczył dzienny czas pracy.
Przykład 1:
Pracownik Jan jest zatrudniony na standardową umowę o pracę i jego norma dobowa czasu pracy to 8 godzin.
Manager zaplanował mu zmianę danego dnia w godzinach 8:00 - 17:00. Zmiana trwa 9 godzin i o 1 godzinę przekracza normę dobową. Kadromierz wyświetli błąd "Pracownik przekroczył dzienny czas pracy"
Przykład 2:
Weźmy jako przykład wcześniej wspomnianego pracownika Jana.
Manager zaplanował mu zmianę we wtorek w godzinach 10:00-18:00, a w środę 8:00-16:00. W środę między 8:00-10:00 wciąż będzie trwała dobra pracownicza rozpoczęta o 10:00 poprzedniego dnia. W efekcie czego pracownik, w dobie pracowniczej, rozpoczętej we wtorek będzie miał zaplanowane łącznie 10 godzin pracy i przekroczy normę dobową o 2 godziny.
2. Pracownik powinien mieć co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku pomiędzy zmianami.
Przykład:
Weźmy jako przykład pracownicę Barbarę, która pracuje w trybie ruchomej (elastycznej) doby pracowniczej, w systemie równoważnym (12-godzinny dobowy wymiar czasu pracy). Manager zaplanował jej jedną zmianę między 18:00-22:00 i następnego dnia zmianę w godzinach 8:00-16:00. Pomiędzy końcem jednej i początkiem drugiej zmiany jest tylko 10 godzin przerwy, co jest niezgodne z kodeksem pracy, gdyż wymagana jest przynajmniej 11 godzinna przerwa
między zmianami. Gdyby zmiana byłaby zaplanowana drugiego dnia na 9:00, wtedy taki grafik byłby już zgodny z KP.
3. Pracownik powinien mieć co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w pełnym tygodniu rozliczeniowym.
Przykład:
Pracownik Jan pracuje w systemie zmianowym. Popatrzmy na poniższy przykład:
(Jako, że miesiąc kwiecień rozpoczyna się od czwartku, każdy "tydzień pracowniczy" w kwietniu rozpoczyna się od tego dnia.)
Pomimo iż, w ciągu tygodnia Jan ma zaplanowane 2 dni wolnego, to przerwy między zmianami nie są wystarczająco długie. Między godziną 00:00 16.04, a 8:00 18.04 jest tylko 32 godziny.
Aby taki grafik był zgodny z kodeksem pracy, należałoby przesunąć zmianę dnia 18.04 np. na godzinę 11:00. Wtedy uzyskalibyśmy porządane 35 godzin przerwy między zmianami.
4. Pracownik przekroczył czas pracy w okresie rozliczeniowym.
Przykład:
W każdym okresie rozliczeniowym (miesięcznym lub dłuższym) pracownikowi przysługuje pula godzin do wykorzystania. Jest ona obliczana na podstawie tygodniowego wymiaru pracy (standardowo jest to 40 godzin) i ewentualnych dni wolnych, które w tym okresie występują. Jeśli pracownik przekroczy tę pulę w danym okresie rozliczeniowym, będzie to naruszenie kodeksu pracy.
W tym przypadku bardzo przydatną opcja w Kadromierzu jest opcja "Bilans godzin", która pozwala na bierząco monitorować pulę godzin pracownika w trakcie układania grafiku:
5. Pracownik może pracować w niedziele maksymalnie 3 razy pod rząd:
Ta reguła jest prosta. Kodeks pracy zabrania planowania 3 pracujących niedziel dla pracownika. Przynajmniej co czwarta niedziela musi być dla pracownika dniem wolnym. Gdy zostaną zaplanowane zmiany na 4 lub więcej niedziel z rzędu, system wyświetli niezgodność z KP.
6. Pracownik może rozpoczynać zmianę nie więcej niż 1 raz w ciągu doby.
Gdy pracownikowi nie przysługuje ruchomy (elastyczny) czas pracy, nie może on rozpoczynać zmiany więcej niż raz na dobę pracowniczą.
Przykład:
Pomimo iż manager zaplanował pracownikowi Janowi dwie, dwugodzinne zmiany dzień po dniu, naruszają one kodeks pracy, gdyż zmiana czwartkowa rozpoczyna się o 10:00, tym samym rozpoczynając dobę pracowniczą, która trwa do 10:00 dnia następnego. Pracownik rozpoczynając pracę o 9:00 następnego, narusza on jeszcze trwającą dobę pracowniczą z dnia poprzedniego.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
W jaki sposób definiujemy rozpoczęcie doby?
Doba pracownicza, w kontekście planowania grafiku pracy, rozpoczyna się z wraz z godziną zaplanowanej zmiany i trwa 24 godziny.
Przykładowo:
Weźmy jako przykład pracownika Tomka, który jest zatrudniony na standardową umowę o pracę.
Jeśli Tomek rozpoczyna zmianę w poniedziałek o 8:00, to jego następna zmiana może rozpocząć się we wtorek o 8:00.
Jeśli zaplanujemy jego zmianę tego dnia na 7:00, to czas pracy między 7:00-8:00 będzie nachodził na dobę pracowniczą z dnia poprzedniego, w efekcie czego przekroczymy o 1 godzinę maksymalny dzienny czas pracy Tomka.
Wyjątek stanowią niedziele i dni świąteczne, gdzie wg. standardowych reguł kodeksu pracy, doba pracownicza rozpoczyna się o 6:00 rano i trwa do 6:00 dnia następnego.
Przykład:
Pomimo iż manager zaplanował pracownikowi Janowi dwie, dwugodzinne zmiany dzień po dniu, naruszają one kodeks pracy, gdyż zmiana czwartkowa rozpoczyna się o 10:00, tym samym rozpoczynając dobę pracowniczą, która trwa do 10:00 dnia następnego. Pracownik rozpoczynając pracę o 9:00 następnego, narusza on jeszcze trwającą dobę pracowniczą z dnia poprzedniego.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
W jaki sposób definiujemy rozpoczęcie tygodnia?
Tydzień pracowniczy, w kontekście planowania grafiku pracy, rozpoczyna się:
- pierwszego dnia każdego miesiąca - w przypadku pracowników z 1 - miesięcznym okresem rozliczeniowym
- pierwszego dnia pierwszego miesiąca każdego okresu rozliczeniowego
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Co należy sprawdzić we własnym zakresie, aby być pewnym, że planowany grafik jest zgodny z zasadami KP.
Zadbać o odpowiedni wymiar czasu pracy. Trzeba uwzględnić zarówno pełne tygodnie, jak i dni „wystające”. Od nich należy odjąć święta przypadające w danym okresie rozliczeniowym na dni inne niż niedziela.
Kadromierz ułatwia to zadanie - pod nazwiskiem każdego pracownika automatycznie jest wyliczony wymiar czasu pracy, na podstawie ustawionych "warunków zatrudnienia pracownika":
Pamiętać o „dobie pracowniczej” Pracownik powinien w danym dniu rozpoczynać pracę nie wcześniej niż w dniu poprzednim. Zasada ta nie ma zastosowania w przypadku ruchomego czasu pracy.
Kadromierz zaalarmuje Cię, gdy ta zasady doby pracowniczej są naruszone:
Przeliczyć proporcje dla osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze, np. na 1/2 bądź 3/4 etatu Tabela na grafik pracy w Excelu nie „zrobi tego sama”, a nasza aplikacja – jak najbardziej 🚀
Zapewnić pracownikowi odpowiednią ilość odpoczynku dobowego. Wg aktualnych przepisów przerwa między pracą w kolejnych dniach powinna wynieść nie mniej niż 11 godzin. Wyjątkiem od tej zasady będzie konieczność prowadzenia akcji ratowniczej przez pracowników.
Zaplanować obowiązkowy odpoczynek tygodniowy. W każdym tygodniu pracownik powinien mieć 35 godzin nieprzerwanego czasu wolnego. Wyjątek od tej reguły stanowi sytuacja, gdy przechodzi on na kolejną zmianę w nadchodzącym tygodniu. Np. przez ostatnie dni pracował „na popołudnie”, a teraz czeka go praca na pierwszej zmianie.
Zwrócić uwagę na planowane przez pracowników urlopy. Szczególnie w mniejszych firmach brak jednego bądź kilku pracowników może spowodować, że konieczne będzie tymczasowe przeorganizowanie pracy lub osobiste uczestnictwo właściciela. Podczas udzielania urlopów należy pamiętać, że pracownikowi przysługuje raz w roku przynajmniej 14 dni nieprzerwanego odpoczynku od pracy.
Pamiętać o zasadzie 5-dniowego tygodnia pracy. Jeżeli z jakiegoś powodu, np. braków kadrowych związanych z chorobami części pracowników, wydaje się konieczne zastosowanie 6-dniowego tygodnia pracy dla pozostałych, należy im to jak najszybciej zrekompensować, najlepiej w kolejnym tygodniu, i ustawić w nim 4 dni pracy.
Przewidzieć przynajmniej jedną wolną niedzielę w miesiącu. Pracownik, w którego normie czasu pracy znajdują się niedziele, powinien mieć wolny przynajmniej raz w miesiącu ten dzień tygodnia.
Przekazać grafik pracy (Excel, inna forma elektroniczna lub papierowa) każdemu z pracowników przynajmniej na 7 dni przed rozpoczęciem danego okresu pracy.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Podsumowanie
Nasz system w dużym stopniu pomaga w procesie układania grafiku zgodnego z Kodeksem Pracy lecz zawsze warto podwójnie sprawdzić czy wszystko jest w porządku przed ostatecznym opublikowaniem grafiku. Mogą zdarzyć się różne sytuacje takie jak:
- dwóch managerów równolegle układa grafik dla tej samej lokalizacji. Może to spowodować problemy w związku z faktem, że jeden z managerów może nie widzieć dokładnie tej samej siatki godzinowej co drugi, dlatego warto raz na jakiś czas odświeżyć stronę, aby upewnić się, że wszystkie dane są aktualne i zsynchronizowane
- aby sprawdzić zgodność z kodeksem pracy należy kliknąć przycisk "Sprawdź kodeks". Ta weryfikacja jest dokonywana tylko po kliknięciu tego przycisku. Może się zdarzyć, że po wstępnej weryfikacji, naniesiesz na grafik jeszcze jakieś poprawki, co może wpłynąć na zgodność z KP. Dlatego warto zawsze po zakończeniu edycji zmian, kliknąć ten przycisk, aby mieć 100% pewności, że nie ma żadnych niezgodności z kodeksem
Oczywiście, nawet najlepszym mogą zdarzyć się potknięcia i w przyszłości mogą zdarzyć się sytuacje, że w wyniku chwilowych problemów technicznych, nasz system niepoprawnie zweryfikuje zgodność z KP. W takich sytuacjach gorąco zalecam niezwłocznie taki problem zgłosić nam poprzez czat (widoczny w prawym-dolnym rogu ekranu). Nasi programiści reagują na takie problemu błyskawicznie i są one naprawiane od ręki.