W tej części artykułu dowiesz się więcej na temat kolejnej metody szybkiego planowania grafiku - opcji automatycznego generowania grafiku.
Jak to działa w skrócie?
1. W pierwszym kroku tworzysz szablon, w którym określisz zapotrzebowanie kadrowe w dane dni tygodnia
2. Następnie klikasz przycisk "Generuj grafik" i czekasz 2 minuty
3. Dokonujesz ostatecznych poprawek i publikujesz grafik dla pracowników
4. Cieszysz się ponad 90% czasu, który oszczędzisz na planowaniu grafików 😉
Dowiedz się jak zaplanować automatycznie grafik pracy, oglądając poniższe video 🎥 oraz zapoznając się z treścią artykułu poniżej. 📖
Jak dodać nowy szablon?
Przejdź do sekcji Grafik pracy i wybierz Widok szablonów:
W widoku szablonów kliknij Opcje >> Dodaj nowy szablon.
Następnie kliknij Utwórz nowy szablon.
Wpisz nazwę szablonu i kliknij Dodaj.
Funkcja automatycznego planowania grafiku pracy- szablon podstawowy
Szablon podstawowy jest preferowany dla systemu zmianowego, w którym występują określone, stałe godziny rozpoczęcia i zakończenia zmiany. W szablonie tym należy określić zapotrzebowanie na obsadzenie danych stanowisk w dane dni.
Aby uzupełnić szablon, kliknij komórkę w danym dniu w wierszu konkretnego stanowiska.
Określ zapotrzebowanie na personel, a następnie wpisz przedział godzinowy i zaznacz w dni, w które zapotrzebowanie jest takie same i ma się powtórzyć.
💡Wskazówka
Jeżeli obawiasz się, że na wyznaczonej zmianie zostaną dobrani pracownicy na jednym stanowisku z nieodpowiednimi kwalifikacjami, zastanów się jak poprzez stanowiska zdefiniować rolę pracowników.
Na przykład, jeśli nie chcesz, aby na jednej zmianie pracowała dwójka mniej wyszkolonych kelnerów, podziel to stanowisko na Kelner młodszy oraz Kelner starszy, a następnie zdefiniuj osobne zmiany dla tych dwóch stanowisk.
Pamiętaj, że możesz dodać więcej przedziałów godzinowych w ciągu jednego dnia. Najedź kursorem na dodany już blok zmianowy, kliknij ikonkę "+" i określ ponownie zapotrzebowanie na personal w danym przedziale godzinowym.
❗Pamiętaj: Po uzupełnieniu szablonu zapotrzebowania należy zatwierdzić zmiany.
W tym celu kliknij Zatwierdź. Po zatwierdzeniu wszystkie nowo dodane zmiany w szablonie przybiorą bardziej intensywny kolor.
Funkcja automatycznego planowania grafiku pracy- szablon elastyczny
Szablon elastyczny jest preferowany przez działalności, w których zapotrzebowanie na godziny pracy w danych przedziałach godzinowych nie jest regularne lub zależne jest od ilości paragonów, sprzedaży itp.
W szablonie tym określamy zapotrzebowanie na obsadzenie danych stanowisk w blokach godzinowych w danym dniu.
W tym widoku możemy posługiwać się klawiaturą. Zaznaczamy wybraną komórkę w tabeli i z klawiatury wpisujemy liczbę pracowników potrzebnych do obsadzenia danych stanowisk w wybranych przedziałach godzinowych.
Jeśli zapotrzebowanie w kolejne dni jest takie same, możesz skopiować wypełniony szablon i wkleić go w kolejnym dniu.
Kliknij przycisk Kopiuj, wybierz inny dzień i kliknij Wklej.
Pamiętaj, aby zatwierdzić uzupełniony szablon, klikając przycisk Zatwierdź.
Jak wygenerować grafik pracy w oparciu o utworzony szablon?
Gdy szablon został już utworzony i zatwierdzony, przejdź z powrotem do Widoku zmian.
W widoku zmian kliknij przycisk Generuj grafik.
Wybierz szablon, na podstawie którego chcesz wygenerować grafik.
W kolejnym kroku możesz również dostosować pozostałe dostępne opcje według potrzeb. Szczegółowe opisy danej opcji wyświetlą się
po najechaniu kursorem na znak zapytania.
W kolejnym kroku możesz wykluczyć poszczególnych pracowników, których nie chcesz brać pod uwagę przy tworzeniu grafiku (gdy są np. na urlopie macierzyńskim)
Kliknij Wyślij, aby rozpocząć generowanie grafiku.
Poczekaj około 2 minut. W tym czasie nasza aplikacja za pomocą specjalnych algorytmów sprawdza wszystkie możliwe kombinacje, które biorą pod uwagę dostępność pracowników, zaplanowane urlopy oraz zgodność grafiku pracy z regułami Kodeksu Pracy.
