W tym artykule chciałabym się skupić na ważnym temacie, którym są ustawienia rozliczeń. Pokażę Ci, jakie są formy rozliczania czasu pracowników, a także jak zmienić format czasu i przedział godzin nocnych.
Wytłumaczę również na konkretnych przykładach, jak działają tolerancje i zaokrąglenia czasu pracy. Mam nadzieję, że dzięki temu artykułowi kwestie dotyczące ustawień rozliczeń, nie będą już stanowić dla Ciebie żadnego problemu.
Ustawienia rozliczeń i sposoby rozliczania czasu pracy
💡 Ustawienia rozliczeń pozwalają wybrać sposób, w jaki chcesz rozliczać czas pracy pracowników, a także dają możliwość aktywowania dodatkowych opcji, które mają wpływ na rozliczenie takie jak: tolerancja rozpoczęcia i zakończenia pracy, tolerancja przerwy, zaokrąglenia czasu pracy.
Aby włączyć ustawienia rozliczeń, przejdź do zakładki Ewidencja godzin, a następnie kliknij Opcje >> Ustawienia czasu pracy.
Zobaczysz okno ustawień rozliczeń zawierające wiele opcji, które w dalszej części artykułu szczegółowo omówimy. 🙂
Sposób rozliczenia
Opcja ta pozwala na wybranie, czy chcemy dane interpretować na podstawie samego harmonogramu pracy, czy biorąc pod uwagę faktycznie zrealizowany czas pracy na podstawie zarejestrowanej obecności.
Czas pracy - rozliczenie według całkowitego czasu pracy na podstawie zarejestrowanej obecności.
Grafik pracy - rozliczenie według harmonogramu bez brania pod uwagę zarejestrowanej obecności.
Format czasu - zmiana formatu czasu
Opcja ta pozwala zmienić formatu czasu na:
Dziesiętny
Godzinowy
Godzina dydaktyczna
Poniżej zobrazowane jest kilka przykładowych wymiarów godzinowych wyświetlonych po wybraniu odpowiednich opcji rozliczeń:
Godziny nocne - ustalenie przedziału godzin nocnych
Opcja ta pozwala na ustawienie przedziału godzin nocnych w Twoim zakładzie pracy. Wpłynie to potem między innymi na interpretacje nadgodzin występujących w tych przedziałach.
💡 Zgodnie z art. 1517 § Kodeksu Pracy: Pora nocna obejmuje 8 godzin między godzinami 21:00, a 7:00.
Jednakże w regulaminie zakładu pracy można określić inny, 8-godzinny przedział godzin nocnych, np. 23:00 - 7:00.
Przerwy - uwzględnienie czasu przerwy, stały czas, tolerancja przerwy
Dzięki tej opcji możesz ustalić, jak system ma interpretować przerwy w czasie pracy.
Dostępne są trzy różne warianty tej opcji:
Uwzględnij czas przerw: Nie - przerwy nie są w ogóle brane pod uwagę przy rozliczeniach. Czas przerw wciąż będzie widoczny w odpowiedniej kolumnie, ale nie będzie wpływać na posumowanie czasu pracy.
Tolerancja - opcja ta pozwala na uwzględnienie czasu przerwy w czasie pracy. Jeśli ustawimy tolerancję przerwy na "0 minut", wówczas oznacza to, że czas przerwy zostanie odliczony od całkowitego czasu pracy pracownika.
❓Przykład 1:
Pracownik był łącznie 40 minut na przerwie, które zostaną odliczone od jego czasu pracy.
Jeśli jednak nie chcesz, aby cała przerwa była odliczana od czasu pracy Twoich pracowników, możesz ustawić tolerancję przerwy. Dzięki temu możesz ustawić wartość przerwy, która będzie tolerowana i nie będzie odliczana od czasu pracy. Dopiero każda kolejna minuta, która przekroczy wartość tolerancji, będzie odliczana od całkowitego czasu pracy.
❓Przykład 2:
Pracownik był łącznie 35 minut na przerwie. W zakładzie pracy tolerowana jest przerwa trwająca 20 minut. W związku z tym pracodawca ustawił tolerancję przerwy na 20 minut.
W tym przypadku pracownik przekroczył wartość tolerancji o 15 minut, dlatego zostaną one odjęte od jego całkowitego czasu pracy.
Uwzględnij czas przerw: Stały - opcja ta pozwoli na ustawienie stałego czasu przerw, który zawsze będzie odejmować stały przedział czasowy (np. 60 minut) od całkowitego czasu pracy pracownika.
Przydaje się to w przypadku, gdy planujemy pracownikowi np. czas pracy 10:00 - 19:00 i chcemy, aby godzinna przerwa pracownika nie była wliczana do całkowitego czasu pracy.
Zaokrąglenia czasu pracy
Opcje te pozwolą na ustalenia zaokrąglenia całkowitego czasu pracy lub też osobo godzin rozpoczęcia i zakończenia obecności.
Zaokrąglenie sumy godzin
Opcja ta pozwala na ustalenie zaokrąglenia całkowitego czasu pracy. Zaokrąglenie to wpływa na wartość w kolumnie Suma godzin.
Zaokrąglenie zarejestrowanych godzin obecności
Opcja ta umożliwia ustawienie oddzielnych zaokrągleń dla czasu rozpoczęcia
i zakończenia zmiany. Zaokrąglenia te wpływają na godziny w kolumnie Godziny pracy.
❓Przykład 3:
Zaokrąglenie godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy do 1 minuty. W takim przypadku godziny pracy będą takie same jak godziny obecności zarejestrowane przez pracownika.
❓Przykład 4:
Zaokrąglenie godziny rozpoczęcia do 5 minut w dół i zaokrąglenie godziny zakończenia do 15 minut w górę.
Ustawienia tolerancji godziny rozpoczęcia i zakończenia obecności pracownika
Opcja ta pozwoli Ci ustawić odpowiednio rozliczenie w sytuacji, kiedy nie chcesz liczyć czasu pochodzącego np. z wcześniejszego przyjścia do pracy lub późniejszego wyjścia.
Wyróżniamy następujące ustawienia tolerancji:
Wartość tolerancji wejścia przed czasem
Wartość tolerancji późniejszego przyjścia (spóźnienie)
Wartość tolerancji wyjścia przed czasem
Wartość tolerancji wyjścia po czasie
Tolerancja - czas rozpoczęcia
❓Przykład 5:
Pracownik zarejestrował rozpoczęcie pracy o 7:00. Według grafiku pracy ma zaplanowaną zmianę w godzinach 8:00-16:00. Manager chce, aby faktyczny czas pracy był liczony zgodnie z godziną rozpoczęcia w grafiku pracy bez doliczania wcześniejszego przyjścia.
Rozwiązaniem tej sytuacji jest ustawienie wysokiej tolerancji wejścia przed czasem, co spowoduje, że finalnie godzina wejścia zawsze będzie zrównana do godziny zaplanowanej w grafiku pracy.
❓Przykład 6:
Pracownik ma zaplanowaną zmianę w godzinach 14:00-22:00. Rozpoczęcie pracy zarejestrował 14:07. Manager toleruje 15 minut spóźnienia. W związku, jeśli dany pracownik spóźni się maksymalnie 15 minut, to manager i tak chce, aby godzina wejścia była liczona zgodnie z godziną zaplanowaną w grafiku pracy.
Rozwiązaniem tego przypadku jest ustawienie tolerancji przyjścia po czasie na 15 minut. Wówczas jeśli pracownik spóźni się do pracy maksymalnie 15 minut, czas pracy zostanie policzony od godziny rozpoczęcia pracy zaplanowanej w grafiku.
Tolerancja - czas zakończenia
❓Przykład 7:
Pracownik ma zaplanowaną zmianę w godzinach 13:00-21:00. Zarejestrował zakończenie pracy o 21:13. Pracownicy po zakończeniu pracy mają 20 minut na przebranie się. W związku z tym manager nie chce, aby te dodatkowe minuty po godzinie zakończenia, były liczone do czasu pracy.
Rozwiązaniem tego przypadku jest ustawienie tolerancji wyjścia po czasie na 20 minut. Wówczas, jeśli pracownik zarejestruje zakończenie pracy do 20 minut po czasie pracy, godzina zakończenia pracy będzie zgodna z zaplanowaną godziną zakończenia w grafiku.
❗Pamiętaj: Jeśli pracownik zarejestruje w tym przypadku zakończenie pracy, przekraczając wartość tolerancji wyjścia po czasie, czyli np. o 21:24, czas pracy zostanie policzony zgodnie z zarejestrowaną obecnością, czyli do 21:24.
❓Przykład 8:
Pracownik ma zaplanowaną zmianę w godzinach 8:00-16:00. Nie było dużego ruchu, więc wyszedł wcześniej z pracy. Zakończenie pracy zarejestrował o 15:46. Manager zezwala na wyjście z pracy maksymalnie 15 minut wcześniej przed zakończeniem pracy i chce, aby ten czas był doliczany do całkowitego czasu pracy.
Rozwiązaniem tej sytuacji jest ustawienie tolerancji wyjścia z pracy przed czasem na 15 minut. Wówczas, jeśli pracownik zarejestruje zakończenie pracy maksymalnie 15 minut wcześniej, jego czas pracy zostanie policzony do godziny zaplanowanej w grafiku pracy.
Jeśli jednak wyjdzie wcześniej i przekroczy ustawioną wartość tolerancji, jego czas pracy zostanie policzony do zarejestrowanej godziny zakończenia.
